Đặt may đồng phục cho một cá nhân đã cần sự tỉ mỉ, đặt cho một tập thể vài chục đến vài trăm người còn phức tạp hơn nhiều lần. Chỉ cần vài phần trăm số áo sai size, doanh nghiệp sẽ đối mặt với cảnh nhân viên phàn nàn, phải đổi trả và làm chậm ngày phát đồng phục. Qua nhiều năm phục vụ khách hàng doanh nghiệp, Đồng Phục Hoàng Hà đúc kết rằng khâu lấy số đo và chốt size là công đoạn quyết định sự thành bại của cả đơn hàng. Bài viết này hướng dẫn quy trình bài bản giúp bạn hạn chế tối đa sai sót khi may số lượng lớn.
Vì sao chọn size cho tập thể lại khó
Khi may cho một người, thợ có thể đo trực tiếp và chỉnh sửa đến khi vừa vặn. Nhưng với tập thể, mỗi cá nhân có vóc dáng, chiều cao, cân nặng và sở thích mặc rộng hay ôm khác nhau. Có người thích áo vừa sát, có người muốn thoải mái. Ngoài ra, bảng size của mỗi thương hiệu lại không giống nhau, một chiếc áo size L của hãng này có thể tương đương size XL của hãng khác. Nếu chỉ hỏi nhân viên tự khai size theo thói quen, tỷ lệ sai lệch thường rất cao. Vì vậy, một quy trình đo lường thống nhất và khách quan là điều bắt buộc.
Những số đo cơ bản cần thu thập
Để chọn đúng size, người phụ trách cần thu thập một bộ số đo tiêu chuẩn cho từng loại trang phục. Việc này nên được thực hiện bằng thước dây mềm, đo sát cơ thể nhưng không siết chặt, và người được đo nên đứng thẳng tự nhiên.
- Vòng ngực: đo quanh phần đầy nhất của ngực, đây là số đo quan trọng nhất để chọn size áo.
- Vòng eo và vòng mông: cần thiết khi may quần tây, chân váy hoặc đầm công sở.
- Chiều dài áo và dài tay: giúp cân đối tỷ lệ cho người quá cao hoặc quá thấp.
- Vòng cổ: bắt buộc với áo sơ mi cài khuy để cổ áo không bó nghẹt hay rộng lỏng lẻo.
- Chiều cao và cân nặng: hai chỉ số nền tảng để đối chiếu nhanh với bảng size tổng quát.
Phương pháp may áo mẫu để thử size
Cách hiệu quả nhất để giảm sai sót là may một bộ áo mẫu đầy đủ các size trước khi sản xuất hàng loạt. Đơn vị may sẽ gửi tới doanh nghiệp một chuỗi áo từ size nhỏ nhất đến lớn nhất, để nhân viên trực tiếp mặc thử và tự chọn chiếc vừa nhất với mình. Đây là phương pháp cho độ chính xác cao nhất vì loại bỏ hoàn toàn cảm tính. Nhân viên cảm nhận được độ rộng vai, độ dài tay và độ ôm thân trên chính cơ thể mình. Sau khi thử, người phụ trách chỉ cần lập bảng thống kê số lượng từng size. Với các doanh nghiệp ở xa xưởng may, đây là bước đầu tư thời gian ban đầu nhưng tiết kiệm rất nhiều chi phí đổi trả về sau.
Lập bảng tổng hợp size khoa học
Sau khi có số đo hoặc kết quả thử áo mẫu, việc tổng hợp dữ liệu cần được làm cẩn thận và có hệ thống. Nên dùng một bảng tính chung, mỗi dòng là một nhân viên, các cột gồm họ tên, phòng ban, size áo, size quần và các ghi chú đặc biệt. Ghi chú đặc biệt rất quan trọng: có người cần áo dài tay hơn tiêu chuẩn, có người vai rộng nhưng bụng nhỏ cần chỉnh riêng, có nhân viên đang mang thai cần size linh hoạt. Những trường hợp ngoại lệ này nếu được đánh dấu ngay từ đầu sẽ tránh được rắc rối khi phát áo. Cuối cùng, người phụ trách nên cộng tổng số lượng theo từng size để đối chiếu với đơn đặt hàng gửi xưởng.
Dự phòng và xử lý các trường hợp đặc biệt
Dù chuẩn bị kỹ đến đâu, thực tế luôn phát sinh những tình huống ngoài dự kiến. Có nhân viên mới vào sau khi đã chốt đơn, có người thay đổi cân nặng, hoặc đơn giản là áo bị lỗi trong quá trình sử dụng. Vì vậy, kinh nghiệm là luôn đặt dư một tỷ lệ nhất định, thường khoảng năm đến mười phần trăm, phân bổ vào các size phổ biến nhất như M và L. Số áo dự phòng này giúp doanh nghiệp chủ động cấp phát cho người mới mà không phải mở lại đơn hàng nhỏ lẻ với chi phí cao. Với những vóc dáng quá khổ hoặc quá nhỏ nằm ngoài bảng size tiêu chuẩn, nên tách riêng và đặt may theo số đo cá nhân để đảm bảo ai cũng có bộ đồng phục vừa vặn.
Vai trò của người điều phối và giao tiếp nội bộ
Một quy trình chọn size thành công không thể thiếu người điều phối tận tâm và sự phối hợp từ toàn thể nhân viên. Người phụ trách cần thông báo lịch đo hoặc thử áo rõ ràng, giải thích tầm quan trọng của việc chọn đúng size, và đặt ra thời hạn phản hồi cụ thể. Nhiều đơn hàng bị chậm chỉ vì một vài nhân viên trì hoãn khai báo. Việc thu thập nên tập trung qua một đầu mối duy nhất thay vì để mỗi người tự liên hệ xưởng, tránh nhiễu loạn thông tin. Khi mọi khâu được tổ chức mạch lạc, ngày phát đồng phục sẽ trở thành một trải nghiệm vui vẻ, ai cũng nhận được bộ trang phục vừa người, thay vì cảnh xếp hàng đổi trả mệt mỏi. Sự chỉn chu ở khâu số đo chính là nền tảng cho một tập thể đồng phục chỉnh tề và tự tin.